Evenimentele organizate in cadrul companiilor sunt momente cheie care marcheaza directii importante ce urmeaza a fi luate de catre managerii organizatiei, fie ca vorbim de lansarea unui produs, fie ca vorbim de extinderea firmei. Totodata, un astfel de eveniment are ca scop incurajarea socializarii intre angajati sau/si intre parteneri de afaceri.
In randurile de mai jos vei gasi o lista cu cei mai importanti pasi ce necesita facuti pentru a organiza un eveniment corporate reusit.
Setarea unor obiective clare
In momentul in care incepi sa lucrezi la planul evenimentului este important sa te gandesti si la obiectivele pe care vrei sa le atingi. De asemenea, e util de mentionat faptul ca in aceasta etapa trebuie sa te gandesti si la tipul de eveniment pe care ti-l doresti, o conferinta, un eveniment de socializare intre parteneri de afaceri si alti profesionisti, ori un eveniment menit sa intareasca relatiile de colegialitate dintre angajati.
Stabilirea bugetului
Componenta financiara este un alt aspect important ce trebuie luat in considerare in planificarea evenimentului corporate. Spre exemplu, bugetul trebuie sa acopere diverse servicii precum: inchirierea spatiului, servicii de catering, echipamente tehnice video-audio, elemente de decor, materiale promotionale, etc.
Contactarea sponsorilor
Totodata, un pas important in organizarea evenimentului este contactarea unor potentiali sponsori. Cu ajutorul acestora presiunea legata de bani este diminuata. Totusi, inainte sa apelezi persoanele este bine sa ai o lista cu sponsori care activeaza in acelasi domeniu ca si compania din care faci parte.
Contacteaza o echipa de servicii foto-video
Pentru un eveniment de succes este foarte important sa apelezi la o echipa tehnica care dispune de echipament tehnic de de calitate, dar si care are un portofoliu impresionant de lucrari dezvoltate. Daca te ghidezi si dupa profesionalismul echipei tehnice, atunci vei avea numai de castigat. Un profesionist va surprinde momentele cheire din cadrul evenimentului, iar materiale video si audio realizate raman amintiri inedite, care pot fi folosite cu siguranta in diverse activitati ale companiei.
Alegerea locatiei
Pentru a alege o locatie potrivita e important sa tii cont de mai multi factori. Spre exemplu, obiectivul evenimentului, structura, numarul de participanti, logistica sau alte elemente administrative suplimentare cum ar fi asigurarea de servicii de catering de catre personalul spatiului.
Un alt aspect important de mentionat este faptul ca spatiul pe care il alegi poate avea impact direct asupra modului in care evenimentul va fi perceput de catre participanti. Fiecare detaliu in parte are insemnatatea lui, cum ar fi luminile sau elementele de decor.
Promovarea evenimentului
E un alt aspect de care trebuie sa tii cont atunci cand faci planul evenimentului coporate. Cel mai simplu este sa promovezi evenimentul prin intermediul retelelor de socializare deoarece un numar ridicat de persoane este prezent in mediul online. De asemenea, poti trimite email-uri cu invitatii catre baza de date a companiei, sau sa plasezi bannere pe site-uri care tin de nisa companiei.
Follow-up
Dupa incheierea evenimentului, ar fi util sa revii catre participanti cu un mesaj de multumire prin care sa iti impartasesti recunostinta fata de faptul ca au dat curs invitatiei tale. Poti face aceste lucruri prin intermediul social-media sau email-uri. Totodata, ai putea sa atasezi un fomular de feedback mesajului tau de multumire, acesta te-ar putea ajuta sa vezi in ce masura evenimentul a fost pe placul participantilor.
Acestia reprezinta principalii pasi pe care ii poti face atunci cand planuiesti sa organizezi un eveniment de tip corporate, insa e indicat sa ai o echipa cu care sa te sfatuiesti astfel incat rezultatul sa fie un succes.
